Чем отличается скан от копии

Чем отличается скан от копии

Давайте разбираться, есть ли разница для инспекторов между электронным документом и электронным образом документа.

Как ни странно, но иногда происходит путаница в таких понятиях как «электронный документ» и «электронный образ» документа. Поэтому давайте более подробно остановиться на данном вопросе, возможно эта статья поможет кому-то избежать проблем при проверке.

Рассмотрим несколько ситуаций, с которыми столкнулись организации.

Ситуация 1. Между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте

При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи Покупателю документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого стоит подпись должностного лица, сделанная от руки. У Покупателя возникают сомнения, а насколько такой документ соответствует понятию электронного документа? Могут ли у него при проверке возникнуть проблемы с подтверждением расходов, заявленных при определении налоговой базы по налогу на прибыль?

Откровенно говоря, сами налоговики пока не все понимают в ЭДО. Бухгалтеры тоже путаются. Давайте разбираться вместе. Мы подготовили тренинг «Электронная первичка: доверять, проверять, использовать». Это не просто семинар, это тренинг с глубоким погружением, взрывом сознания и счастливым концом. Интересный формат. Тренинг пройдет 20 февраля в Москве.

Сначала давайте разберемся, что же такое электронный документ, а для этого обратимся к нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее Закон № 149-ФЗ).

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ).

При этом по мнению налоговиков, электронный документооборот — это последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.

Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон № 63-ФЗ) определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В частности согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Другими словами, электронный документ, подписанный должным образом — это оригинал документа, т.е. он всегда является первым экземпляром, это если проводить аналогию с бумажными документами.

Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)», сканирование документа — это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.

Читайте также:  Ремонт elitech в москве

Исходя из условий рассматриваемого вопроса между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте. При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица. Другими словами у Покупателя в наличии остается «скан» документа, его копия или электронный образ, заверенный цифровой подписью.

А достаточно ли будет этого для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль? Давайте разберемся.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При этом, как указывают налоговики, копии документов (электронные образы) не являются оправдательными документами для целей налогового учета расходов. Так в Письме УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968 контролеры отмечают в частности, что сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

Учитывая вышеизложенное сканирование документа — это получение его электронного образа.

Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов. Поэтому документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица, не соответствует понятию электронного документа. При проверке у получающей стороны могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов, поскольку сканированные копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания таковых в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

Тренинг ведет Лапина О.Г. — к.э.н., советник государственной гражданской службы РФ II класса, автор книги-бестселлера «Годовой отчет: сдаем в срок и без ошибок с учетом практики налоговых проверок». Она обещает три ступени обучения на мероприятии:

1) понимание того, что такое электронная первичка;

2) знание нюансов передачи электронных документов в налоговую;

3) приобретение навыков чтения форматов и практическое ознакомление с возможностями использования скрытых (неявных) полезностей форматов, утвержденных ФНС России.

Ситуация 2: Оптовый поставщик, отпустив товар и подписав оригиналы отгрузочных документов, потом получает их назад от покупателя с его подписями

Поскольку подписанные покупателем оригиналы предоставляются по почте, то это происходит с некоторой задержкой. Иногда документы не возвращаются, при этом покупатель всегда в адрес поставщика направляет подписанные первичные документы в виде скан-образов. Может ли электронный скан-образ документа заменить его оригинал, подтверждающий отгрузку и оформленный на бумаге?

Читайте также:  Какие бывают виды травы

Как всегда обратимся к нормам законодательства. Прежде всего следует напомнить, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Кроме того первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).

При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

Поэтому электронный скан-образ документа не может заменить его оригинал, оформленный на бумаге. Однако, справедливости ради следует отметить, что для Поставщика отсутствие оригинала документа на поставку скорее всего не повлечет серьезных негативных последствий, если сделка по отгрузке товаров будет своевременно и в полном объеме отражена в учете.

Автор статьи — Елена Пшеничная, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»

«Основы вашего бизнеса» проводит бизнес-семинары, курсы, бизнес-классы, тренинги для предпринимателей и бухгалтеров. Мы привлекаем только первоклассных российских и зарубежных специалистов-практиков, имеющих авторские программы и разработки, практический опыт работы в реальном бизнесе и консалтинге, солидный опыт проведения семинаров для бухгалтеров, юристов, кадровиков, налоговых инспекторов.

Здесь легко и интересно общаться. Присоединяйся!

Сканирование это половина операции копирования!

при сканировании.. вы можете сохранить документ . неважно ..текст это или рисунок . то что отсканировали . можете сохранить в памяти компа . на флекшке..на жестком диске. ну и если есть необходимость . внести в отсканированную информацию изменения. т.е отредактировать его . короче ..если он в памяти компа..делать с ним можно что хошь

А на флешке я смогу потом его открыть ?

конено ..для того и делают .. чтоб сохранить .

если отсканируете..то на флешке сохраните..

Особой популярностью в последнее время пользуются многофункциональные устройства (МФУ), которые соединяют в себе функции принтера, сканера и копира, а в некоторых моделях и факса. Такое оборудование имеет ряд преимуществ, среди которых компактный размер, многофункциональность, высокая скорость и качество печати, а также низкая себестоимость получения отпечаток.

Читайте также:  Как сшить бортики с защипами

К сожалению, не все пользователи понимают разницу между сканированием и копированием, а потому используют МФУ только для печати документов. Чтобы избежать такой ошибки, необходимо разобраться в технических тонкостях оборудования.

Что такое сканирование и копирование

Процесс сканирования предполагает перевод бумажного документа в цифровой формат с возможностью чтения и запоминания. Сохранение «скана» происходит в электронном виде, передать его можно любому человеку при помощи электронной почты или файлообменника.

Копирование – это воспроизведение точной копии документа на бумажном носителе. Чтобы получить определенное количество копий, требуется повторное копирование, при этом качество каждой последующей копии снижается.

Если предполагается существенный объем копирования, лучше приобрести профессиональный копировальный аппарат.

В чем отличия сканирования и копирования

В некотором роде процессы сканирования и копирования схожи между собой – основу составляет технология считывания документа с поверхности носителя при помощи светочувствительных элементов. Именно идентичный способ обработки исходного документа и позволит объединить сканер и копир в одном корпусе.

Как было сказано раньше, сканирование позволяет перевести оригинал в электронный вид, а копирование создает копии документов в бумажном варианте. Кроме того, возможности копира ограничены в плане функциональности – с полученными копиями можно совершать те же действия, что и с исходным вариантом.

При работах по сканированию устройство необходимо подключить к компьютеру или планшету для настройки подходящего режима с указанием разрешения, качества и цветности, а также для обозначения папки для сохранения полученных документов. Обычно любое МФУ сопровождает программным обеспечением, которое дает возможность редактировать полученный скан. Существуют и портативные сканеры, сохраняющие файлы на встроенный или съемный накопитель, однако для работы с документами все равно потребуется подключение к ПК.

Для работы с копирами нет необходимости в подключении к ПК или другим видам оргтехники – они функционируют автономно. По своей сути копировальное устройство соединяет в себе сканер и принтер, а регулирование параметров печати происходит при помощи панели управления.

Еще одно важное отличие между аппаратами состоит в том, что для работы со сканером не нужны расходные материалы, в то время как получение бумажной копии предполагает использование бумаги, тонер-картриджей, тонеров.

Наш интернет-магазин предлагает широкий выбор оргтехники от лучших мировых производителей по самым доступным ценам. В ассортименте как отдельные копировальные и сканирующие аппараты, так и МФУ.

Ссылка на основную публикацию
Чем отличается люкс от премиум
В чём разница между товарами Premium и Luxury? В целом сложновато определить отличие между «премиум» и «люксом». Ведь оба эти...
Чем можно заменить шпаклевку
Делаем шпаклевку по дереву своими руками Существует много видов шпаклёвок, которые можно сделать своими руками. Их компоненты зависят от состава...
Чем можно заменить яйцо в оладьях
Находка для аллергиков, постящихся, веганов и тех, у кого просто не оказалось яиц в холодильнике. Все ингредиенты рассчитаны для замены...
Чем отличается напряжение от напряженности
Потенциал. Разность потенциалов. Напряжение. Потенциал электростатического поля — скалярная величина, равная отношению потен­циальной энергии заряда в поле к этому заряду:...
Adblock detector